Verkostotyön asiakasrekisteri
1.    Rekisterinpitäjä

Nimi: Kirkkopalvelut ry
Osoite: Järvenpääntie 640, 04400 Järvenpää
Puhelin: 0207542000

2.    Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Elisa Huuhka
Osoite: Huvilakatu 31 E-rakennus, 76130 Pieksämäki
Puhelin: 0403542333
Sähköposti: elisa.huuhka@kirkkopalvelut.fi

Kirkkopalvelut-kotimaa -konsernin tietosuojavastaava:

Nimi: Jari Kuitunen
Osoite: Huvilakatu 31, 76130 Pieksämäki
Puhelin: +358 40 8354594
Sähköposti: jari.kuitunen@kirkkopalvelut.fi

3.    Rekisterin nimi

Verkostotyön asiakasrekisteri

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusteet

Tuotettujen palvelujen markkinointi sekä sopimusten mukainen verkostotyö, jossa mukana ovat verkostossa mukana olevat tahot. Käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen hoito, käytännössä sovitun palvelun toteutus ja siihen liittyvä raportointi ja muu viestintä. Yhteisöjen edustajien yhteystietoja kerätään julkisista lähteistä ja näitä tietoja käytetään markkinointiin yhteisöjen suuntaan. Markkinoinnissa käytetään myös voimassa olevien sopimusasiakkaiden yhteystietoja, tässä kohtaa henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etu. Henkilötietoja käytetään tilastolliseen raportointiin, missä analysoidaan, miten kattavasti eri toimialojen edustajia on tavoitettu kuluneen vuoden aikana.

Mikäli tapahtumaan liittyy ruokailu tai tarjoilua, kerätään myös ruoka-aine allergiatiedot ja näistä luovutetaan yhteenveto ilman nimitietoja tarjoilusta vastaavalle taholle. Käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus. Allergiatiedot poistetaan tapahtuman jälkeen.

5.    Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisterin tietosisältö koostuu seuraavista tiedoista: nimi, työsähköposti, tieto uutiskirjeen tilaamisesta, toimiala (esim opetus/kasvatus/sosiaali/terveys), organisaatio, organisaation tyyppi (julkinen, yksityinen, järjestö, seurakunta, oppilaitos) sekä rekisteröidyn rooli organisaatiossa.

Ilmoittautumisen yhteydessä kysytään ruoka-ainerajoitukset tarvittaessa.

6.    Säännönmukaiset tietolähteet

Ensisijaisesti yhteystietoja kerätään tilaisuuksiin ilmoittautumisen yhteydessä. Yhteisöjen edustajien yhteystietoja kerätään myös julkisista lähteistä, kuten yhteisön www-sivut.

7.    Henkilötietojen vastaanottajat

Kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin.

8.    Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9.    Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoihin on pääsy ainoastaan asiaankuuluvilla henkilöillä. Tietojärjestelmien käyttö on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, ja käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien mukaisesti. Käyttöoikeuksien rajauskäytäntöjä arvioidaan vuosittain.

Sopimuskumppanien (ks. kohta 7) kanssa on sopimuksissa huomioitu lainsäädännön asettamat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle.

Tietojärjestelmiin liittyvät palvelimet on sijoitettu asianmukaisesti suojattuihin tiloihin. Palvelimilla oleva tietosisältö on varmistettu ja tietosisällön palauttamiselle on olemassa prosessi ja palautumissuunnitelma. Verkkopalveluissa tietoliikenneyhteys on salattu.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

10.  Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on merkitty, ja oikeus saada jäljennös itseään koskevista tiedoista.
  • Vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
  • Pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa tietojen käsittelyä, mikäli voimassa olevassa lainsäädännössä säädetyt edellytykset täyttyvät.
  • Peruuttaa milloin tahansa suostumus henkilötietojen käsittelylle, mikäli käsittely perustuu erilliseen suostumukseen.
  • Kieltää tietojensa käsittely suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterin pitäjälle
  • Tehdä tarvittaessa valitus valvontaviranomaiselle. Tarkastusoikeutta, tiedon korjaamisoikeutta tai kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee lähettää sähköpostitse elisa.huuhka@kirkkopalvelut.fi tai esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
  • Tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarpeen mukaan.

 

Kehitystoiminnan projektien asiakasrekisteri

1.    Rekisterinpitäjä

Nimi: Kirkkopalvelut ry
Osoite: Järvenpääntie 640, 04400 Järvenpää
Puhelin: 0207542000

2.    Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Elisa Huuhka
Osoite: Huvilakatu 31 E-rakennus, 76130 Pieksämäki
Puhelin: 0403542333
Sähköposti: elisa.huuhka@kirkkopalvelut.fi

Kirkkopalvelut-kotimaa -konsernin tietosuojavastaava:

Nimi: Jari Kuitunen
Osoite: Huvilakatu 31, 76130 Pieksämäki
Puhelin: +358 40 8354594
Sähköposti: jari.kuitunen@kirkkopalvelut.fi

3.    Rekisterin nimi

Kehitystoiminnan projektien asiakasrekisteri

4.    Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusteet

Eri projekteissa tehtävä asiakastyö. Asiakastyössä tavoitteena on asiakkaan tukeminen parempaan arjen hallintaan ja oman tilanteen tiedostamiseen. Henkilötietoja käsitellään asiakkaan nimenomaisella suostumuksella ja tästä tehdään erillinen sopimus. Projektityöntekijä dokumentoi tehdyn asiakastyön, jolla seurataan asiakkaan etenemistä tavoitteissaan. Käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen.

Projektin toiminnassa voi olla mukana myös ilman nimeä tai tunnistetietoa, mikäli asiakas tätä nimenomaisesti toivoo. Nimettömässä sähköpostikeskustelussa tai kasvokkain tehtävässä asiakastyössä käsitellään asiakkaan tilannetta asiakkaan antamien tietojen perusteella ilman että rekisterin pitäjällä on rekisteröityä koskevaa yksilöintitietoa. Nimettömässä asiakastyössä asiakkaan henkilöllisyyttä ei selvitetä, mutta asiakas voi olla tunnistettavissa tehdyn dokumentaation perusteella. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan antamaan suostumukseen. Nimettömässä asiakastyössä projektityötekijä läpikäy henkilötietojen käsittelyn asiakkaan kanssa, mutta koska asiakasta ei haluta yksilöidä, tästä ei tehdä kirjallista sopimusta.

Asiakkaan tietoja käsitellään projektissa projektin ajan, tämän jälkeen asiakkaan tiedot tuhotaan. Yksittäistä rekisteröityä koskevia tietoja käsittelee vain nimetty työntekijä. Asiakasmääristä muodostetaan tilastollisia yhteenvetoja, joista yksittäisiä rekisteröityjä ei voida tunnistaa.

Sopimuksia säilytetään projektin olemassa olon ajan.

5.    Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sosiaaliseen ympäristöön liittyvät tiedot, terveyteen liittyvät tiedot.

6.    Säännönmukaiset tietolähteet

Pääsääntöisesti tiedot saadaan asiakkaalta itseltään. Lisäksi asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan saada sosiaalitoimelta tai muilta viranomaistahoilta.

7.    Henkilötietojen vastaanottajat

Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa sosiaalitoimelle tai muille viranomaistahoille.

8.    Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9.    Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin tietoihin on pääsy ainoastaan asiaankuuluvilla henkilöillä. Tietojärjestelmien käyttö on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, ja käyttöoikeudet on rajattu työtehtävien mukaisesti. Käyttöoikeuksien rajauskäytäntöjä arvioidaan vuosittain.

Sopimuskumppanien (ks. kohta 7) kanssa on sopimuksissa huomioitu lainsäädännön asettamat vaatimukset henkilötietojen käsittelylle.

Tietojärjestelmiin liittyvät palvelimet on sijoitettu asianmukaisesti suojattuihin tiloihin. Palvelimilla oleva tietosisältö on varmistettu ja tietosisällön palauttamiselle on olemassa prosessi ja palautumissuunnitelma. Verkkopalveluissa tietoliikenneyhteys on salattu.

Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asiaan kuuluvilla henkilöillä.

10.   Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on merkitty, ja oikeus saada jäljennös itseään koskevista tiedoista. Nimettöminä toimintaan osallistuneiden tietojen osalta omien tietojen tarkastusoikeus voidaan toteuttaa vain oman työntekijän kautta, joka tuntee asiakkaan.
  • Vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto.
  • Pyytää käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa tietojen käsittelyä, mikäli voimassa olevassa lainsäädännössä säädetyt edellytykset täyttyvät.
  • Peruuttaa milloin tahansa suostumus henkilötietojen käsittelylle, mikäli käsittely perustuu erilliseen suostumukseen.
  • Kieltää tietojensa käsittely suoramainontaa, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterin pitäjälle
  • Tehdä tarvittaessa valitus valvontaviranomaiselle. Tarkastusoikeutta, tiedon korjaamisoikeutta tai kielto-oikeutta koskevat yhteydenotot tulee lähettää sähköpostitse elisa.huuhka@kirkkopalvelut.fi tai esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
  • Tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarpeen mukaan.